Je kunt ook dit bericht beluisteren op Instagram >
*ping* Er komt een appje binnen van je werk of klant. Wil je alsjeblief nog even…
*ping* Daar popt een mail omhoog of je ook nog even…
Voor je het weet ben je aan de slag met deze ‘ad hoc’ klussen. Dit zijn taken die je niet had ingepland. Ad hoc taken komen overal voor: thuis, op je werk, op school, of zelfs op je vrije avond.
Als je mij al langer volgt, weet je dat ik je aanraad om je mail en andere communicatie in blokken te plannen en te doen op momenten dat je er ook tijd en aandacht voor hebt. In theorie betekent dit dat een mail met een ad hoc verzoek gelezen wordt op een moment dat je ook tijd hebt om er even goed over na te denken. Dan is je eerste vraag: kan ik dit verzoek bínnen twee minuten doen? Als het antwoord ‘ja’ is, doe het dan meteen! Dit is naar de beproefde methode van Getting Things Done. Tijdens workshops geef ik deze tip regelmatig en vaak krijg ik achteraf de terugkoppeling dat dit echt goed werkt. Want in twee minuten kun je verrassend veel doen. En het voorkomt uitstelgedrag.
Duurt de taak langer dan twee minuten? Vraag je af of je het kunt uitbesteden.
Kan dit niet? Onderzoek hoe urgent het is.
Waarbij je er eigenlijk naar streeft zo min mogelijk ad hoc klussen aan je planning toe te voegen. Tenzij je bijvoorbeeld secretaresse bent, dan is dit hoe jouw werkdag eruit ziet 😉. Onderaan een schema dat je kunt gebruiken om je ad hoc taak te beoordelen en al dan niet in te plannen. Je vindt het schema ook op pagina 10 van je Balans Planner.
Het kán dus toch gebeuren dat er taken aan jouw planning worden toegevoegd. Terwijl je dit niet zag aankomen. Nu snap je misschien beter waarom ik plannen en lege ruimte vaak in één adem noem. Het is goed om de dag strak te plannen, maar houd ook wat leegte (ademruimte) in je planning. Zodat je niet helemaal in de stress schiet als er onverwachts iets aan je planning wordt toegevoegd. En hópelijk komen er niet teveel ad hoc verzoeken binnen en kun je deze momenten gebruiken om even weg te stappen bij je werk. Even naar de horizon te staren. Even breinpauze.
Oh enne… niet lummelen onder werktijd. Alsjeblieft niet lummelen! Wat je doet ga ervoor: Als je werkt, werkt gefocust en zoals je het ingepland had. Als je gaat relaxen, relax dan voor de volle 100% en laat je werk los. Zorg dat je kunt opladen. Laat jij op van lummelen? Dan is dit het moment.
Hoe heerlijk is het gevoel om écht vrij te zijn omdat al je werk al gedaan is? Je kunt dit toepassen op je gewone werk, maar ook op zoiets als je huishouden of iets waar je vaak tegenaan zit te hikken. Efficiënt knallen, niet té lang doorwerken en daarna genieten van welverdiende me-time. Of maak er quality-time van met iemand anders van.
Het leuke is, door dit toe te passen is iedereen tevreden:
- Mijn klanten zijn tevreden, want ik heb ‘s ochtends alle mails al beantwoord en openstaande taken efficiënt weggewerkt.
- Mijn kinderen zijn tevreden, want ik heb ‘s middags tijd voor hen i.p.v. dat ik nog half wat klusjes aan het afronden ben.
- Ik voel me voldaan, want ik heb alle to do’s afgevinkt.
- Ik ben opgeladen, want mijn planning liep niet uit, dus ik had ook nog tijd voor me-time.
Resume: Plan je werk, maar gooi je planning niet te vol. Laat je niet teveel afleiden van deze planning door ad hoc klussen en lummel niet onder werktijd! 😉
